1.  SBOB adressenbestanden

SBOB registreert naam, adres, emailadres(sen) en telefoonnummer(s) van alle vrijwilligers, aangevuld met wat de vrijwilliger is of doet voor de SBOB.

Daarnaast registreert de SBOB van externe contactpersonen de naam, een email-adres en/of telefoonnummer, alsmede bedrijf, instelling of organisatie waar betrokkene voor werkt.

Deze gegevens zijn nodig ten behoeve van het adequaat functioneren van de stichting. Ze worden niet gedeeld met anderen. 

De gegevens worden opgeslagen in een database, die zich bevindt op de laptop van het secretariaat (secretaris en bewonersondersteuner), met een back up op een externe harde schijf, in beheer bij de secretaris. Beide zijn beveiligd met een wachtwoord dat uitsluitend bekend is bij de bewoners­ondersteuner, de secretaris en de penningmeester.

SBOB kan gebruik maken van een mailserver (bijvoorbeeld Mailchimp) om grotere groepen mensen een bericht te sturen zonder dat zij andermans e-mailadres kunnen zien. Denk aan een regelmatige nieuwsbrief. Op de mailserver wordt een aparte adressenlijst bijgehouden die losstaat van de adressenlijst van het secretariaat. De maillijst bevat buiten het e-mailadres ook de straat (voor analyse) en de voornaam en achternaam (voor de aanhef). Het secretariaat en de PR-verantwoordelijke in het bestuur beheren de maillijst. Het secretariaat kan op verzoek of naar eigen inzicht nieuwe mensen toevoegen aan de maillijst. De ontvangers van mails kunnen zichzelf afmelden, waarna hun gegevens permanent worden gewist van de maillijst.

Voor bijzondere eenmalige mailings via een mailserver, wordt door het secretariaat een aparte groep e-mailadressen (+naam + straat) aangeleverd. Die eenmalige lijst wordt na eventuele analyse, doch uiterlijk na 3 maanden weer verwijderd van de mailserver.

De hoofdredacteur van De Boomgaard beheert een bestand met gegevens over de adverteerders in het wijkorgaan De Boomgaard. Zie hiervoor 4.6.

2.  SBOB media

SBOB maakt gebruik van een website, een eigen orgaan (De Boomgaard) en van social-media: Facebook, Instagram, Twitter, Nextdoor, Muurkrant. Hierop worden door SBOB uitsluitend voor zover nodig namen vermeld, en dan nog alleen met toestemming van betrokkene(n).

Op de website van SBOB (www.bomenbuurtdenhaag.nl) worden de werkgroepen vermeld, alsmede de namen van de werkgroepleden en een eventueel eigen emailadres van de werkgroep. Opnemen op de website van andere persoonsgegevens vergen expliciete toestemming van betrokkenen. Een voorbeeld van dit laatste is de werkgroep “straatvertegenwoordigers”. Deze laat meer gegevens op de website plaatsen, waaronder pasfoto’s, omdat zij dat nuttig vinden voor hun functioneren.

In De Boomgaard worden de werkgroepen gemeld met hun contactpersonen en e-mailadres.

Voor de huis-aan-huis-bezorging van De Boomgaard wordt elke keer een lijst geprint met bezorgers en reserve-bezorgers, afkomstig uit de personen-database van SBOB. Deze lijst bevat tevens het bezorggebied van de betreffende bezorgers, alsmede hun telefoonnummer. De lijst bevindt zich in het kantoortje aan de Kastanjestraat 2, en wordt gebruikt door degenen die de bezorging regelen. De bewonersondersteuner coördineert dit. Als alle Boomgaards hun bestemming hebben gevonden bij een bezorger, wordt de lijst vernietigd.

Er worden foto’s gemaakt van SBOB-activiteiten (georganiseerd door het bestuur of door werkgroepen van SBOB). Deze foto’s kunnen door leden van het SBOB-bestuur of de bewonersondersteuner worden geplaatst op de website en op sociale media, ze kunnen worden gebruikt in de verantwoording aan de gemeente en ze kunnen worden opgenomen in het SBOB-jaarverslag. Daarbij gaat SBOB er van uit dat betrokkenen zijn gevraagd of zij daarmee akkoord zijn, de toestemming moet worden vastgelegd op het daarvoor bestemde formulier AVG toestemming, tenzij bij het bestuur bekend is dat betrokkenen daar niet mee akkoord zijn.

3.  SBOB archief secretariaat

SBOB heeft een relatief uitgebreid papieren archief, dat zich deels bevindt in het kantoor aan de Kastanjestraat 2, deels in de bijbehorende kelderruimte. Dit archief bevat op allerlei manieren gegevens over personen, zoals oude verslagen, werkgroep gegevens en presentielijsten. Dit archief blijft onaangeroerd, tenzij het bestuur van SBOB anders besluit. Alleen het bestuur en de bewonersondersteuner hebben toegang tot het archief.

Nieuwe archiefstukken bevatten geen persoonsgegevens, anders dan namen. Zie overigens de paragraaf over financiën.

4.  SBOB financiële gegevens

4.1.          Boekhouding

De boekhouding van de SBOB wordt bijgehouden in de applicatie ‘e-boekhouden’. De penningmeester heeft toegang tot de boekhouding en werkt deze periodiek bij. Naast de penningmeester hebben de secretaris, voorzitter en de kascommissie recht tot inzage in de boekhouding. Dit heeft een gerechtvaardigd belang: controle van de penningmeester.

De boekhouding van de SBOB wordt overeenkomstig wettelijke eisen voor de periode van zeven jaren bewaard. Daarna wordt deze vernietigd, met uitzondering van de financieel jaarverslagen. De boekhouding van het afgelopen boekjaar wordt opgeslagen in het archief van de SBOB.

4.2.          Financieel Relatiebeheer

De financiële relaties (crediteuren/debiteuren) worden bijgehouden in de applicatie ‘e-boekhouden.’ De volgende gegevens worden daar opgeslagen:

Het opslaan van relatiegegevens heeft een gerechtvaardigd belang: zonder deze gegevens kunnen er geen betalingen worden verricht en/of ontvangen betalingen worden geverifieerd.

Financiële relaties worden voor de periode van zeven jaren na de laatste transactie in de applicatie ‘e-boekhouden’ bewaard, tenzij de relatie expliciet verzoekt om uit de applicatie verwijderd te worden (recht om vergeten te worden).

Voor de toegang/inzage in het financieel relatiebeheer wordt verwezen naar 4.1.

4.3.          Crediteurenbeheer ING Bank

Voor het verrichten/ontvangen van betalingen maakt de SBOB gebruik van de diensten van de ING Bank. Om betalingen te verrichten is het nodig om het crediteurengedeelte van het financieel relatiebeheer bij te houden in ING Bank, naast e-boekhouden. In afwijking op Hoofdstuk 2.3. worden de volgende gegevens opgeslagen in ING Bank:

  • Organisaties (enkel crediteuren): naam relatie volgens het Handelsregister, IBAN, vestigingsplaats;
  • Personen (enkel crediteuren): naam relatie volgens de IBAN-tenaamstelling, IBAN, vestigingsplaats.

Voor de toegang/inzage in de ING Bank wordt verwezen naar 4.1.

4.4.          Declaratieformulier

Vrijwilligers kunnen onkosten t.b.v. de SBOB declareren. De SBOB maakt daarbij gebruik van een declaratieformulier. De door de vrijwilliger ingevulde persoonsgegevens vallen onder het financieel relatiebeheer, beschreven in 4.2.

4.5.          Fietsenstallingen

De SBOB beheert twee fietsenstallingen (Abeelstraat, Egelantierstraat). Huurders van stallingsplekken vallen onder het financieel relatiebeheer zoals beschreven in 4.2, echter met de volgende ‘afwijkingen’:

  • De beheerder van de fietsenstalling(en) verleent een (nieuwe) huurder een formulier waarop de huurder zijn persoonsgegevens vermeldt, zoals beschreven in 4.2. Dit formulier is nodig om tot een huurovereenkomst te komen (gerechtvaardigd belang). De beheerder van de fietsenstallingen geeft dit formulier door aan de administrateur fietsenstallingen, die deze gegevens invoert in IBANC, de incasso-applicatie van de SBOB;
  • De beheerder van de fietsenstalling(en) mag enkel de volgende persoonsgegevens van actuele huurders in zijn bezit hebben: naam, e-mailadres, telefoonnummer, stallingsplek. Deze neemt de beheerder over van de huurovereenkomst. Dit is een gerechtvaardigd belang: bij calamiteiten dienst de beheerder van de fietsenstalling snel contact op te kunnen nemen met de huurders.
  • De beheerder van de fietsenstalling(en) dient na beëindiging van een huurovereenkomst direct de persoonsgegevens van de huurder uit zijn bestand te verwijderen;
  • Het bewaren van persoonsgegevens van voormalige huurders valt onder het financieel relatiebeheer van 4.2, met de toevoeging dat de administrateur fietsenstallingen voor dezelfde periode ook toegang heeft tot deze specifieke gegevens.

4.6.          Adverteerders De Boomgaard

De hoofdredacteur Boomgaard is verantwoordelijk voor het werven van adverteerders voor het wijkblad Boomgaard. Daartoe heeft de hoofdredacteur Boomgaard de bevoegdheid organisatiegegevens op te vragen van (nieuwe) adverteerders, te weten: naam relatie volgens het Handelsregister, KVK-nummer, vestigingsadres, e-mailadres, telefoonnummer, contactpersoon. De hoofdredacteur Boomgaard houdt deze bij in het adverteerdersbestand.

Adverteerders krijgen jaarlijks een factuur van de SBOB voor de geplaatste reclame in de Boomgaard. Deze facturen worden opgesteld door de penningmeester, aan de hand van het adverteerders­bestand, en verstrekt door de hoofdredacteur Boomgaard aan de penningmeester. De facturen worden verstuurd door het secretariaat vanuit het e-mail adres van het secretariaat.

Adverteerders vallen onder het financieel relatiebeheer zoals beschreven in 4.2.

De hoofdredacteur Boomgaard dient organisatiegegevens van vertrekkende adverteerders direct te verwijderen uit het adverteerdersbestand.

4.7.          Subsidieaanvragen via SBOB

Voor allerlei activiteiten kan subsidie worden aangevraagd bij gemeente of Stadsdeel, welke dan wordt uitgekeerd via SBOB. De gegevens hierover worden door secretariaat en penningmeester opgeslagen, voor zover en voor zo lang als nodig is voor een goede afwikkeling van de subsidie. Het gaat hier zowel om digitale als om papieren opslag (de gemeente correspondeert per post). In de meeste gevallen is dat, totdat gemeente of stadsdeel de verantwoording over de subsidie heeft gecontroleerd. Daarna worden de persoonsgegevens verwijderd.

5.  Functionarissen SBOB

Bijgewerkt 1 oktober  2025

Voorzitter:                                Maria Angenent

Penningmeester:                       Arjan Schoolderman

Secretaris:                               Peter Hiemstra

Kascommissie:                        

Bewonersondersteuner:             Leen van der Heijdt

Administrateur fietsenstallingen: Loura Huizenga

Beheerder(s) fietsenstallingen:   Hans Verboom

Hoofdredacteur De Boomgaard:  Raymond Krul

Bestuursleden:                         Trudy Loeffen

                                               Jan de Lange

                                               Joost Jongenelen

                                               Joris Weber