1 ) Het bestuur
Taakverdeling
De voorzitter
- Is in functie gekozen;
- Leidt de bestuursvergaderingen en de bewonersvergadering(en);
- Coördineert en begeleidt waar nodig de activiteiten van de bestuursleden;
- Vertegenwoordigt de SBOB naar buiten;
- Stel in overleg met het dagelijks bestuur de agenda op voor bestuurs- en bewonersvergaderingen;
- Is lid van zowel het dagelijkse bestuur als het algemene bestuur.
De secretaris
- Is in functie gekozen;
- Stelt, in overleg met het dagelijks bestuur, de agenda op voor bestuurs- en bewoners vergaderingen;
- Notuleert de bestuurs- en de bewoners vergadering;
- Maakt het jaarverslag op;
- Ontvangt een (kopie) van de in- en uitgaande post;
- Voert de correspondentie namens het bestuur;
- Draagt zorg voor de archivering;
- Zorgt voor een register van aantreden van de bestuursleden;
- Is lid van zowel het dagelijkse bestuur als het algemene bestuur.
De penningmeester
- Is in functie gekozen;
- Heeft het totale financiële beheer;
- Verzorgt de administratie;
- Maakt jaarlijks een begroting voor het komende jaar;
- Informeert het bestuur maandelijks tijdens de vergadering over de financiële situatie;
- Stelt, in overleg met het dagelijks bestuur, de agenda op voor bestuurs- en bewoners vergaderingen;
- Is lid van zowel het dagelijkse bestuur als het algemeen bestuur.
De bestuursleden
- Zijn in functie gekozen;
- Maken deel uit van het algemeen bestuur;
- Nemen deel aan de vergaderingen van het algemeen bestuur;
- Zijn aanspreekpunt voor de aan hen toegewezen discipline;
- Ondersteunen de werkgroepen;
- Ondersteunen de andere bestuursleden.
Aanstellen Bestuursleden
- Het bestuur van de Stichting Bewonersorganisatie Bomenbuurt (SBOB) bestaat uit een dagelijks bestuur en een algemeen bestuur;
- Het dagelijks bestuur bestaat uit minimaal drie personen, te weten de voorzitter, de penningmeester en de secretaris;
- Het algemeen bestuur bestaat uit het dagelijks bestuur en maximaal zes aanvullende bestuursleden;
- Alle bewoners van de wijk Bomenbuurt kunnen zich kandidaat stellen voor een positie in het bestuur, mits zij voldoen aan de volgende voorwaarden:
a. De kandidaat is een inwoner van de wijk Bomenbuurt (statutair vastgelegd);
b. De kandidaat is ouder dan 18 jaar;
- Kandidaten worden voorgedragen tijdens een bewonersvergadering;
- Een kandidaat wordt aangenomen als bestuurslid bij een meerderheid van de uitgebrachte stemmen tijdens de bewonersvergadering;
- In het geval van een staking van stemmen, beslist de voorzitter van het dagelijks bestuur.
Indien een bestuurslid voortijdig stopt, dat wil zeggen voor de eerst volgende bewonersvergadering, kan het zittende bestuur een kandidaat aanstellen. Deze kandidaat heeft het mandaat om de functie uit te oefenen als zijnde aangesteld. De officiële aanstelling is op de eerst volgende bewonersvergadering.
Een eenmaal aangesteld bestuurslid moet zich aanmelden bij de Kamer van Koophandel (KvK) en een UBO registratie aanvragen. Deze documenten worden overhandigt aan de secretaris die de document archiveert op datum en deze datum in het rooster van aftreden opneemt.
Een bestuurslid wordt gekozen voor een termijn van maximaal 2 jaar. Deze periode gaat in op de datum dat in de bewonersvergadering de kandidaat is aangesteld. Na de periode van 2 jaar kan de kandidaat op de bewonersvergadering worden voorgesteld voor een nieuwe periode van 2 jaar. Dit kan 4 keer, dus een kandidaat kan maximaal 8 jaar dezelfde functie uitoefenen. Het is wel toegestaan om daarna een andere functie in het bestuur aan te nemen.
2 ) De Vergaderingen
- Het bestuur vergadert bij voorkeur een keer per maand. Het minimum aantal vergaderingen is 6.
Een bijzondere vergadering kan worden uitgeschreven indien tenminste drie bestuursleden hiertoe de wens te kennen geven.
Op telefonisch of schriftelijk verzoek, voorzien van motivatie, kunnen wijkbewoners een algemene bestuursvergadering bijwonen.
- Bestuursleden kunnen derden als deskundige(n) uitnodigen om een (gedeelte) van een bestuursvergadering bij te wonen.
- Bestuursleden kunnen een voorzitter, of afgevaardigde, van een werkgroep uitnodigen voor het bijwonen van een algemene vergadering. De voorzitter van de werkgroep kan een agenda punt aandragen, deze dient minimaal 1 week voorafgaande aan de vergadering aan de secretaris te worden overhandigd.
- Ook derden kunnen, telefonisch of schriftelijk, met motivatie worden uitgenodigd om een algemene bestuursvergadering bij te wonen.
Bijeenkomsten met bewoners
- Het bestuur organiseert minimaal een keer per jaar een (informatieve) bijeenkomst waarvoor alle bewoners van de Bomenbuurt worden uitgenodigd.
- De uitnodiging voor deze bijeenkomsten zal worden gepubliceerd in het wijkblad, op de website, de digitale nieuwsbrief en de Social Media.
- Ook bewoners kunnen, tot minimaal 1 week voor aanvang van de vergadering, onderwerpen voor dergelijke bijeenkomsten aandragen.
De onderwerpen moeten schriftelijk per brief of mail worden opgegeven aan het secretariaat.
De bewonersvergadering
- De uitnodiging tot het bijwonen van de bewonersvergadering geschiedt door of namens het bestuur.
- De uitnodiging tot het bijwonen van de vergadering geschiedt tenminste 1 kwartaal voor de vergadering door middel van:
- Publicatie in het wijkblad De Boomgaard (4 keer per jaar)
- Publicatie in de digitale nieuwsbrief (minimaal 12 keer per jaar)
- Publicatie op de website
- Social Media
De agenda voor de vergadering dient ten minste te bevatten:
- Het verslag van de vorige vergadering;
- Het verslag van de werkzaamheden van het bestuur;
- Het financiële jaarverslag van het afgelopen boekjaar;
- Het verslag van de kascommissie;
- De begroting voor het komende jaar;
- De beleidsvoornemens van het bestuur;
- Het jaarverslag van de diverse werkgroepen;
- Het rooster van aftredende bestuursleden;
- De (her-)verkiezing van de (nieuwe)bestuursleden;
- Het verloop van de besluitvorming op de jaarvergadering wordt schriftelijk vastgelegd door de secretaris;
3 ) Werkgroepen
- Werkgroepen worden ingesteld door het bestuur;
- De deelnemers van een werkgroep zijn inwoners van de wijk Bomenbuurt zoals beschreven in het beleidsplan.
- Het doel van een werkgroep mag niet afwijken van de doelstelling van de SBOB.
- Ze houden zich bezig met een bepaald facet van het doel van de SBOB;
- De instelling van een werkgroep wordt bekend gemaakt in het wijkblad en op de website en de digitale nieuwsbrief;
- In een werkgroep neemt minimaal een bestuurslid zitting;
- Werkgroepen kunnen zelfstandig werken maar ook ondersteuning vragen aan het bestuur;
- Werkgroepen maken voor elk jaar een jaarplan inclusief begroting;
- Werkgroepen kunnen subsidie aanvragen. (zie procedure aanvragen subsidies)
- Werkgroepen verantwoorden zich na afloop van een jaar door middel van een jaarverslag inclusief een financieel overzicht (indien van toepassing). Beide stukken worden uiterlijk vier (4) weken voor de jaarvergadering ter goedkeuring voorgelegd aan het bestuur.
- Commissies worden door het bestuur ingesteld voor een bepaalde en omschreven taak en bestaan uit minimaal drie (3) wijkbewoners;
- Commissies worden ingesteld voor een bepaalde en beperkte duur;
- Het bestuur kan besluiten tot opheffen van een commissie.
4 ) Wijkblad, website, nieuwsbrief en Social Media
- De Boomgaard: de verschijningsfrequentie, doelstelling en inhoud zijn de verantwoording van de redactie. De voorzitter heeft een pagina ter beschikking, om iets te schrijven over de wijkontwikkelingen. Er is ook een pagina beschikbaar om alle relevante informatie over het bestuur en de werkgroepen te vermelden. Dat kan onder andere zijn:
De namen van de Bestuursleden en hun functie.
De namen van de werkgroepen en hun functie.
Tevens een vermelding hoe zij bereikbaar zijn.
De Website, digitale nieuwsbrief en Social Media worden wekelijks bijgehouden. De inhoud wordt bepaalt door nieuws uit of voor de wijk, informatie uit de werkgroepen en belangrijk of relevant nieuws over maatregelen of activiteiten van de Gemeente Den Haag.
5 ) Het Archief
- Het archief bevat;
- alle inkomende en uitgaande post voor/van bestuur/werkgroepen/commissies;
- Verslagen van werkgroepen;
- Agenda’s, verslagen en actielijsten van bestuursvergaderingen;
- Verslagen van bewonersvergaderingen;
- Documentatie van de gemeente;
- Pers- en andere publicaties die van belang zijn voor de wijk;
- Het archief is, na overleg met de secretaris, toegankelijk voor iedere wijkbewoner;
- De secretaris is verantwoordelijk voor de archivering.
6 ) Slotbepaling
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet is de beslissing voorbehouden aan het bestuur.
Den Haag, april 2025 Dit huishoudelijk reglement is vastgesteld in de bewonersvergadering van 10 april 2025